Günümüzdeki diğer süreç iyileştirme methodolojilerinin de temeli olarak kabul edilen, yönetimsel alanda kalitede devrime öncülük eden yaklaşım, 90 ların başlarında dünya çapında kabul gören Toplam Kalite Yönetimi (Total Quality Management) yaklaşımıdır. Bu yaklaşım, yönetim bilincine ‘devamlı iyileşme’ düşüncesini yerleştirmiş, yönetimsel düşüncede bir devrim yaratmış ve tüm dünyada hızlıca benimsenmiştir. Temelde; 1. Sürekli iyileşme için yönetimsel sorumlulukların önemi, 2. İyileştirmelerin gerçekleştirilmesi için iş süreçlerine odaklanılması, 3. Süreç performans ölçümü için istatistiğin kullanılması, 4. Çalışanların motive edilmesi ve katılımı, katkılarının sağlanması gibi noktalara dikkat çeker. Süreç iyileştirmede PDCA (Plan/planla, Do/yap, Check/Kontrol et, Act/Önlem al) yöntemini (Şekil-1) kullanır.
Toplam Kalite yönetimi yönetimsel düşünmede devrim niteliğinde olsa da yaklaşık 20 yıllık bir süre içerisinde, değişen dünya ve gereksinimler yeni yaklaşımların ortaya çıkmasına yol açmıştır. Toplam kalite yönetimi dönüşümüyle ortaya çıkan altı sigma methodolojisi bunlardan biridir. Müşteri memnuniyetini arttırma ve hataları azaltmaya odaklanması (milyonda 3.4 hata), şirket kültürünü değiştirmesi, aynı zamanda tüm iş süreçleri sonuçlarını ölçülebilir kılması en öne çıkan özellikleri arasındadır. Altı sigma süreç mükemmelliğini hedefleyerek, karlılığın ve verimliliğin arttırılmasını, şirketlerin rekabette öne çıkmasını sağlamaktadır. Başta müşteri ve süreç odaklılık, proaktif bir yönetim anlayışı, çalışanların, müşterilerin, yöneticilerin hedef doğrultusunda iş birliği içinde olması altı sigmanın temel ilkeleridir. PDCA veya PUKO döngüsünden yola çıkarak altı sigma DMAIC (Define/tanımlama, Measure/ölçme, Analyze/analiz, Improvement/iyileştirme, Control/kontrol) yöntemi (Şekil-2) kullanılmaktadır. Sonuçlar istenildiği şekilde tatmin etmediğinde ikinci bir yöntem olarak DMADV (iyileştirme yerine tasarım/design, kontrol yerine doğrulama/verify) kullanılır. Üçüncü olarak raporlama aşamasını de içeren DMAICR yöntemidir ve bu yöntemler altı sigmanın temelini oluşturmaktadır.
Altı sigma dünya çapında Motorola, GE gibi büyük şirketler tarafından başarıyla hayata geçirilmiş olsa da, sonraki yıllarda hatasız çalışmaya odaklanılmasının yenilikçiliği ve yaratıcılığı azalttığı yönünde tartışmalara da konu olmuştur.
Yalın yönetim yaklaşımı ise süreçlerde kalite ve yeterliliği sağlamak için sistematik biçimde küçük ama artan değişikliklerle sürekli iyileşmeyi hedefler. Yalın yönetimin ana düşüncesi israfı minimize ederken, müşteri değerini maksimize etmektir. Bu sebeple süreçlerdeki her bir adımı tanımlayarak israf edilen zaman, efor ve maliyeti ortadan kaldırmayı ve bu adımları yeniden gözden geçirmeyi ve gerekirse ekarte etmeyi hedefler. Yalın yönetim sadece üretimde değil, tüm sektörlerde, tüm süreçlerde uygulanabilir bir yaklaşımdır.
İyileştirme yönetiminde kullanılan yalın yönetim ve altı sigmanın birleşimi olarak 2000’lerde ortaya çıkan bir başka yaklaşım da yalın altı sigmadır ve bu iki methodolojinin de amaçlarını içerir niteliktedir. Yalın altı sigma alınan kararları gerçek verilere dayandırmayı, süreçlerde hız ve kaliteyi sağlayarak müşteri memnuniyetini arttırırken sürekli iyileşme sağlamayı hedefler. Hataları minimize etmek, değişkenliği azaltmak, katma değer yaratmayan adımları azaltmak ve gerekliyse ortadan kaldırmak yalın altı sigmanın temel odaklandığı konulardır.
Son yıllarda dijital dönüşümün gerekliliği olarak gelişen dünyaya ayak uydurmak, rekabette başarıyı sağlayabilmek ve bunu sürdürebilmek adına tüm sektörde ve birimlerde gereken değişimlerin yapılması zorunlu hale gelmiştir. Sektörde etkili strateji ve hedefleri gerçekleştirebilmek, ’iş’e yani aslında süreçlere odaklanmaktan geçmektedir. Çünkü işlerin etkili şekilde yönetilebilmesi, iş stratejisi ve hedeflerinin direk olarak süreç hedef ve ölçümleriyle bağlantısının sağlanmasıyla mümkündür. Bu sebepledir ki süreç tasarım ve iyileştirme için seçilen methodolojiler hedeflenen değer ve faydanın sağlanmasında kritik rol oynar. Software AG’nin sektör deneyimleri ile oluşturduğu, süreç dönüşümü için geliştirilen Prime methodolojisi (Şekil-3) iş süreçlerinin analiz, optimizasyon ve kontrolu, aynı zamanda
organizasyonel yapı ve IT desteği için gereken yol haritasını sunmaktadır. Bunun yanı sıra şirket stratejisi, iş süreçleri, IT çözümleri ve operasyonel süreçlerin kontrol ve takibi arasında köprü kurmaktadır. Prime süreç iyileştirme/geliştirme methodolojisi altı adımdan (Plan/Strategy, Blueprint, Realization, Testing, Rollout, Monitor & Optimize) oluşmakta olup, roller, aktiviteler, tekrar kullanılabilir kaynaklar ve süreçler bu adımlar tarafından organize edilmektedir. Prime iş süreçlerinin dönüşümü, sürekli gelişimi ve yönetimi için etkili bir yapı sunan, şirket yol haritası ve operasyonel süreçlerle kurudugu bağ ile hızlı sonuçlara alınmasını sağlayan bir metodolojidir.
Ayşin Yılmaz / Danışman
