Süreç İyileştirme Metodolojileri

     

Süreç İyileştirme Metodolojileri

İş süreçlerinin iyileştirilmesi kavramı, basitçe bir şirketin daha etkili ve verimli sonuçlar için var olan süreçlerini optimize etmesini sağlayan sistematik bir yaklaşımdır. Performansın arttırılarak sağlanan ürün ve hizmetlerin daha yüksek kalitede müşteriye ulaşmasının sağlanması, karlılığın arttırılırken maliyetlerin azaltılması, kurumun diğer bir deyişle yeniden yapılanmasının sağlanması, var olan süreçlerin tanımlanıp, bütün yönleriyle analiz edilip, geliştirilmesi ve tüm bu adımların takibini gerektirir ki özetle bu yaklaşım süreçlerin iyileştirilmesi adını almaktadır.
surec
İş süreçleri ne kadar büyük/küçük, kritik/daha az kritik olursa olsun, bir noktada müşteriye ve sunulan servise bir şekilde etkisi olan, en önemlisi birbirine bağlı hizmetler bütünüdür. Bu sebeple ayırt edilmeksizin iyileştirme yolunda bir bütün olarak görülmelidir. Bunun yanı sıra süreç yönetimi kapsamında süreç iyileştirilmesi asla bir kerelik uygulanacak bir adım, yapılacak bir proje değil, tam aksine devamlılık, düzenli takip ve geliştirme gerektiren bir yaklaşımdır.
Günümüz rekabet şartlarında şirketler pek çok sebeple iyileştirme yoluna gitmektedirler. Süreçlerin geliştirilmesi, hedeflenen performans kalite seviyesinin sağlanması bir organizasyonun kritik başarı faktorlerindendir. Bu alanda son 30 yılda geliştirilmiş toplam kalite yönetimi (TQM) ile başlayan, altı sigma, yalın yönetim, ve yalın altı sigma gibi çeşitli  yaklaşımlar ile devam eden farklı metholodolojiler bulunmaktadır.

Günümüzdeki diğer süreç iyileştirme methodolojilerinin de temeli olarak kabul edilen, yönetimsel alanda kalitede devrime öncülük eden yaklaşım, 90 ların başlarında dünya çapında  kabul gören Toplam Kalite Yönetimi (Total Quality Management) yaklaşımıdır. Bu yaklaşım, yönetim bilincine ‘devamlı iyileşme’ düşüncesini yerleştirmiş, yönetimsel düşüncede bir devrim yaratmış ve tüm dünyada hızlıca benimsenmiştir. Temelde; 1. Sürekli iyileşme için yönetimsel sorumlulukların önemi, 2. İyileştirmelerin gerçekleştirilmesi için iş süreçlerine odaklanılması, 3. Süreç performans ölçümü için istatistiğin kullanılması, 4. Çalışanların motive edilmesi ve katılımı, katkılarının sağlanması gibi noktalara dikkat çeker. Süreç iyileştirmede PDCA (Plan/planla, Do/yap, Check/Kontrol et, Act/Önlem al) yöntemini (Şekil-1) kullanır.

süreç

Toplam Kalite yönetimi yönetimsel düşünmede devrim niteliğinde olsa da yaklaşık 20 yıllık bir süre içerisinde, değişen dünya ve gereksinimler yeni yaklaşımların ortaya çıkmasına yol açmıştır. Toplam kalite yönetimi dönüşümüyle ortaya çıkan altı sigma methodolojisi bunlardan biridir. Müşteri memnuniyetini arttırma ve hataları azaltmaya odaklanması (milyonda 3.4 hata), şirket kültürünü değiştirmesi, aynı zamanda tüm iş süreçleri sonuçlarını ölçülebilir kılması en öne çıkan özellikleri arasındadır. Altı sigma süreç mükemmelliğini hedefleyerek, karlılığın ve  verimliliğin arttırılmasını, şirketlerin rekabette öne çıkmasını sağlamaktadır. Başta müşteri ve süreç odaklılık, proaktif bir yönetim anlayışı, çalışanların, müşterilerin, yöneticilerin hedef doğrultusunda iş birliği içinde olması altı sigmanın temel ilkeleridir. PDCA veya PUKO döngüsünden yola çıkarak altı sigma DMAIC (Define/tanımlama, Measure/ölçme, Analyze/analiz, Improvement/iyileştirme, Control/kontrol) yöntemi (Şekil-2) kullanılmaktadır. Sonuçlar istenildiği şekilde tatmin etmediğinde ikinci bir yöntem olarak DMADV (iyileştirme yerine tasarım/design, kontrol yerine doğrulama/verify) kullanılır. Üçüncü olarak raporlama aşamasını de içeren DMAICR yöntemidir ve bu yöntemler altı sigmanın temelini oluşturmaktadır.

süreç

Altı sigma dünya çapında Motorola, GE gibi büyük şirketler tarafından başarıyla hayata geçirilmiş olsa da, sonraki yıllarda hatasız çalışmaya odaklanılmasının yenilikçiliği ve yaratıcılığı azalttığı yönünde tartışmalara da konu olmuştur.

Yalın yönetim yaklaşımı ise süreçlerde kalite ve yeterliliği sağlamak için sistematik biçimde küçük ama artan değişikliklerle sürekli iyileşmeyi hedefler. Yalın yönetimin ana düşüncesi israfı minimize ederken, müşteri değerini maksimize etmektir. Bu sebeple süreçlerdeki her bir adımı tanımlayarak israf edilen zaman, efor ve maliyeti ortadan kaldırmayı ve bu adımları yeniden gözden geçirmeyi ve gerekirse ekarte etmeyi hedefler. Yalın yönetim sadece üretimde değil, tüm sektörlerde, tüm süreçlerde uygulanabilir bir yaklaşımdır.

İyileştirme yönetiminde kullanılan yalın yönetim ve altı sigmanın birleşimi olarak 2000’lerde ortaya çıkan bir başka yaklaşım da yalın altı sigmadır ve bu iki methodolojinin de amaçlarını içerir niteliktedir. Yalın altı sigma alınan kararları gerçek verilere dayandırmayı, süreçlerde hız ve kaliteyi sağlayarak müşteri memnuniyetini arttırırken sürekli iyileşme sağlamayı hedefler. Hataları minimize etmek, değişkenliği azaltmak, katma değer yaratmayan adımları azaltmak ve gerekliyse ortadan kaldırmak yalın altı sigmanın temel odaklandığı konulardır.

Son yıllarda dijital dönüşümün gerekliliği olarak gelişen dünyaya ayak uydurmak, rekabette başarıyı sağlayabilmek ve bunu sürdürebilmek adına tüm sektörde ve birimlerde gereken değişimlerin yapılması zorunlu hale gelmiştir. Sektörde etkili strateji ve hedefleri gerçekleştirebilmek, ’iş’e yani aslında süreçlere odaklanmaktan geçmektedir. Çünkü işlerin etkili şekilde yönetilebilmesi, iş stratejisi ve hedeflerinin direk olarak süreç hedef ve ölçümleriyle bağlantısının sağlanmasıyla mümkündür. Bu sebepledir ki süreç tasarım ve iyileştirme için seçilen methodolojiler hedeflenen değer ve faydanın sağlanmasında kritik rol oynar. Software AG’nin sektör deneyimleri ile oluşturduğu, süreç dönüşümü için geliştirilen Prime methodolojisi (Şekil-3) iş süreçlerinin analiz, optimizasyon ve kontrolu, aynı zamanda

süreç

organizasyonel yapı ve IT desteği için gereken yol haritasını sunmaktadır. Bunun yanı sıra şirket stratejisi, iş süreçleri, IT çözümleri ve operasyonel süreçlerin kontrol ve takibi arasında köprü kurmaktadır. Prime süreç iyileştirme/geliştirme methodolojisi  altı adımdan (Plan/Strategy, Blueprint, Realization, Testing, Rollout, Monitor & Optimize) oluşmakta olup, roller, aktiviteler, tekrar kullanılabilir kaynaklar ve süreçler bu adımlar tarafından organize edilmektedir. Prime iş süreçlerinin dönüşümü, sürekli gelişimi ve yönetimi için etkili bir yapı sunan, şirket yol haritası ve operasyonel süreçlerle kurudugu bağ ile hızlı sonuçlara alınmasını sağlayan bir metodolojidir.

Ayşin Yılmaz / Danışman

Filed in: Consulta, Haberler, Süreç Tasarımı Tags: ,

Şunlara Göz Atın

Pazarlama Stratejisi Nedir? Stratejiye Uygun Bir Plan Nasıl Hazırlanır? Pazarlama Stratejisi Nedir? Stratejiye Uygun Bir Plan Nasıl Hazırlanır?
Bütçelemeye dair tüm sorularınızın yanıtı Consulta Uygulamalı Bütçe Ve İç kontrol Eğitiminde! Bütçelemeye dair tüm sorularınızın yanıtı Consulta Uygulamalı Bütçe Ve İç kontrol Eğitiminde!
Müşteri Segmentasyonu ve S&OP Nasıl Olmalı? Müşteri Segmentasyonu ve S&OP Nasıl Olmalı?
ARIS User Day Dijital Dünyanın kapılarını sektöre özgü anahtarlarla kullanıcılara sundu ARIS User Day Dijital Dünyanın kapılarını sektöre özgü anahtarlarla kullanıcılara sundu



   

 

 
   

 

         
 

© 2017 Dijital Dönüşüm. All rights reserved Click Carrot - sponsored by Software AG, eFinans, Consulta, Comparex

ERP | ERP Nedir | ERP Seçimi | CRM | CRM Nedir | CRM Seçimi | SAP Programı | SAP Nedir | SAP kursu