Süreç Yönetimi ve İşletmelerdeki Kazanımları

     

Süreç Yönetimi ve İşletmelerdeki Kazanımları

Yüzyıllar önce işler bireyler üzerinden yürüyordu. Yani süreç açısıyla bakarsak, iş bölümü kavramı oluşmamış, çalışanlar işin tüm parçalarını uçtan uca yapıyordu. Bu da aynı kişilerin araştırma yapması, ürünü yaratması, satması ve dağıtması anlamına geliyordu. Bugünkü küçük işletmeler gibi denilebilir. Daha sonraki yıllarda Adam Smith’in iş bölümü (“Division of Laber”) kuramını ortaya koyması ile bugün iş fonksiyonları dediğimiz (görevleri yerine getirmek için yapılan aktiviteler) yapıyı oluşturmuş ve bugünkü çalışma yapısının temelini yaratmıştır. Ama gün geçtikçe şirketler, ürün/hizmet ve pazar payı açısından segmentlere ayrılmış ve kompleks bir yapı halini almaya başlamıştır. Bu kompleks yapının yönetimi de giderek zorlaşmıştır. Bu yönetimi yapabilmek içinde arayışlar başlamış ve metodojiler beraberinde gelmiştir. 19. Yüzyılın başlarında  Frederick Winslow Taylor (standardization of process), “süreçlerin standartlaştırılması”, Taylordan esinlenen Peter Drucker’da (simplification and decentralization),” basitleştirme ve yetki dağıtımı” adı altında kuramları ortaya çıkarmışlardır. Bunlarla sınırlı olmayıp, daha birçok terminoloji ve metodoloji süreçlerin yönetimi ve efektif hale getirilmesi için ortaya çıkmıştır. Günümüzde ise, metodolojilere ek olarak teknoloji çözümlerinin hızla gelişmesiyle, süreç yönetimi sistemleri geliştirilmiş ve bu sistemlerle süreç modelleme, süreç haritalandırma, iş akış şemaları gibi tekniklerinin uygulanması sağlanmaktadır.

Organizasyonlar yaşayan organizma gibidirler. Bu yüzden gelişim gösterebilmesi için sürekli olarak değişime uğrarlar. Bu rekabet ve değişim ortamında, işletmelerin ürün ve hizmet oluşturmak için, sahip oldukları insan, makine bilgi, para gibi kaynakları işleyip, katma değer katarak oluşturdukları eylem ve işlem dizilerine süreç denir.  İşletmeler süreçlerini sürekli değişen dinamik çevre ortamında, sürdürülebilir başarı ve rekabet edebilir düzeyde kalabilmesi için, analiz etmeli ve geliştirmelidir. Çünkü süreçler organizasyonda işin nasıl yapıldığını, nasıl para kazanıldığını, nasıl katma-değer yaratıldığını, nasıl hedefleri karşıladığını, nasıl hedeflere ulaşıldığını ve daha nicesini içerirler. Bu yüzden süreçler, organizasyonların stratejik niyetlerini gerçekleştirmede kullanılan yoldur.

SÜreç Yönetimi

Her organizasyon içinde hedeflerini karşılamak için tasarlanmış iş yapış şekilleri vardır. Ama bazı iş yapış şekillerinin tasarlanma aşamasında göremediğimiz ve yürütme aşamasında yanlış değerlendirdiğimiz yavaş, verimsiz, mükerrer, gereksiz ve güvenilmez durumlar oluşur. Bu durumları belirleyip, ortadan kaldırmak için şirketlerin, sahip olduğu süreçlerinin düzenli olarak izlenmesi, geliştirilmesi ve sürdürülebilir olması için yapılan sürekli analiz, değerlendirme yönetimi çalışmaları yani süreç yönetimi faaliyetleri kaçınılmazdır. İç ve dış çevresel faktörlerin etkisi ve sürekli gelişen teknoloji ile kuruluşların yönetimlerinde ve teknik uygulamalarında değişikliler meydana gelir. Bu değişikliklerin ve uygulamaların, süreçlere entegre edilmesi azami önem taşımaktadır. Bunun için süreç yönetimi ile süreçlerin detay incelenmesinde modeller, ölçümler, analiz ve değerlendirmeler yapılarak, daha iyi performans oluşmasını sağlayacak iyileştirmeler belirlenir.

Süreç yönetimi nin şirketlere çoklu kazanımları vardır:

  • Kurum/Kuruluş önceliklerine sistematik bir yaklaşım getirir. Yönetici ve çalışanlar sadece kendi birimlerinin faaliyetleri ile değil ortak strateji ve hedefler doğrultusunda bütünsel yönetim bakış açısı kazanıp, diğer birimler ile entegre çalışırlar ve sadece kendi fonksiyonlarını değil, bütün sürecin geliştirilmesinde rol oynarlar.
  • Süreçlerin analizi, katma değer yaratmayan aktivitelerin belirlenmesini sağlar ve Katma değer yaratmayan aktiviteler ortadan kaldırılarak kaynakların daha etkin kullanımı sağlanır.
  • Süreçler esneklik kazandığı için, sürekli değişime  hızlı adaptasyon sağlanır.
  • Etkin ve güncel süreçlerin oluşması ile çalışan memnuniyeti sağlanır.
  • Süreçlerin standardizasyonunu sağlayarak bilgilerin güvenirliğini ve zamanında yayılmasını sağlar. Önemli ve zamana duyarlı iş kararları için doğru veri hızlı bir şekilde alınır.
  • Süreçlerin sürekli ola izlenmesi ve ölçülmesi ile süreç performanslarının geliştirilmesi sağlanır.,
  • Kurum çalışanlarının, sistemlerin ve diğer kaynakların etkin bir şekilde kullanılmasının sağlanması ile kurumun verimliliğinin artırılması sağlanır.
  • Süreçlerin her bir adımında kimin sorumluğu olduğu, hangi görevi, nasıl ve nelerden faydalanarak yapıldığını ayrıntılı olarak takip ve izlenimi sağlar.
  • Açık ve şeffaf bir mekanizma kurulmasını sağlayarak, süreçlerin kontrol edilebilirliğini artırır.
  • Oluşturulan süreç dökümantasyonları çalışanların iş ile ilgili öğrenim sürecini hızlanmasını sağlar.

Süreçler organizasyonların yapı taşlarıdır. Organizasyonların yaptığı tüm faaliyetler süreçlerden geçer. İyi yönetilmiş süreçler birbirini destekleyen ve iç içe entegre bir yapı oluşturur. Bu yüzden bir süreç de yapılan küçük iyileştirme, bağlantılı olduğu diğer süreçleri de etkilediği için, performans etkisi büyük olacaktır.

Yazar Hakkında:

Filed in: ARIS, BPM - İş Süreçleri Yönetimi, Süreç Mükemmelliği Tags: , , , , ,

Şunlara Göz Atın

Neden Süreç Yönetimi, Neden ARIS? Neden Süreç Yönetimi, Neden ARIS?
Software AG’nin ARIS Topluluğu 400,000 Üye Sayısına Ulaştı Software AG’nin ARIS Topluluğu 400,000 Üye Sayısına Ulaştı
Süreç Yönetimi Hizmet Sektöründe Neden Daha Zor? Süreç Yönetimi Hizmet Sektöründe Neden Daha Zor?
Süreç performans yönetimine ilişkin stratejiler Süreç performans yönetimine ilişkin stratejiler



   

 

 
   

 

         
 

© 2017 Dijital Dönüşüm. All rights reserved Click Carrot - sponsored by Software AG, eFinans, Consulta, Comparex

ERP | ERP Nedir | ERP Seçimi | CRM | CRM Nedir | CRM Seçimi | SAP Programı | SAP Nedir | SAP kursu