Süreç Yönetiminde Karşılaşılan Zorluklar

     

Süreç Yönetimi ve Karşılaşılan Zorluklar

APQC’nin yaptıgı anket çalışmasına göre Süreç Yönetimi, 2015 yılında İş Mükemmelliği Uzmanları tarafından bir numaralı odak alanı olarak seçildi.

surec-yonetimi-zorluklar-2-600

Hızla değişen çevre ile birlikte şirket süreçleri dış çevre ve şirket içi fonksiyonlarla etkileşiminden dolayı daha karmaşık hale gelmektedir. Organizasyonlar, karmaşık ortamlara hızlı bir şekilde uyum sağlamak için İş Süreçleri Yönetimini öncelikli olarak görmektedir. Ancak iş süreçleri yönetimi uygulamaları her zaman beklenilen sonuçlara ulaşmamaktadır çünkü karmaşık bir organizasyonda iş süreçleri yönetim çalışmalarında birçok engelle karşılaşılır. Özellikle süreç yönetimi kültürü olmayan şirkette, süreç yönetimi çözümünü başlatmak ya da adapte etme sırasında bu zorluklar daha fazla kendini gösterir.Süreç yönetimi uygulamalarında en sık karşılaşılan zorluklar şu şekildedir;

Üst Yönetim desteğinin olmaması

İş süreçleri uzmanlarının sıkça karşılaştığı engellerden biri süreç yönetimi projelerine üst yönetimin desteğinin/sponsorluğunun olmamasıdır. Şirket genelinde büyük bir süreç yönetimi uygulamasını başlatabilmek için üst yönetimin sponsorluğu şarttır. Yöneticiler, bu tür uygulamaların detay faydalarından ziyade finansal açıdan getirileri ile ilgilenirler, bu yüzden yönetici desteğini almak için süreç yönetimi çalışmalarının şirkete sağlayacağı faydalar rasyonel değerlerle sunulmalıdır.

Strateji ile İş süreçleri yönetimi ilişkinin kurulamaması

Stratejiler, organizasyonun öncelikleri, amaçları, hedefleri ve süreçleri ile direkt bağlantılıdır. Süreç yönetimi çalışmaları farklı birimler tarafından ayrı projeler şeklinde ele alınmakta ve bütünü kapsayacak stratejilerle ilişkili bir süreç mimarisi kurulmasında problemler yaşanmaktadır. Süreç yönetimi stratejik seviyeden operasyonel seviyeye bütünsel bir yaklaşım ile ele alınmalı ve kurum stratejileri ile hizalanmalıdır.

Süreç yönetiminde liderliklerin oluşturulamaması

Süreç yönetimi çalışmaları proje liderlerinin oluşturulamaması ve/veya liderlik sürekliliğinin sağlanamamasından dolayı başarısız olur. Süreç liderliklerinin oluşturulması, istenilen hedeflere ulaşılmasını sağlar. Hedeflerin anlaşılması ve alt seviyeye kadar yayılması süreç liderleri ile mümkündür. Sektörü ne olursa olsun her şirket için başarılı bir süreç yönetimi çalışmasının önemli bir parçası süreç liderlikleridir.

Yol haritasının oluşturulmaması

Şirketler genellikle iş süreçleri çalışmalarına başlarken kendileri için en etkili olacak bir metodoloji seçmeye odaklanırlar ancak mevcut durumlarından hedefledikleri noktaya erişmelerini sağlayacak yol haritası oluşturmaya yeterli zamanı ayırmadan yola çıkmaktadırlar. Hangi metodoloji seçilirse seçilsin bütün departmanların takip edebileceği tek bir yol haritası oluşturulmalıdır. Şirketlerin iş süreçleri çalışmaları ile hedefledikleri noktaya ulaşmaları için insanların takip edeceği, doğru yolda olduklarını gösteren başarı göstergelerini ve kilometre taşlarını içeren yol haritalarını oluşturmaları şarttır.

Modelleme ve implementasyon fazları arasındaki fark

İş süreçleri yönetimi hayat döngüsü strateji, tasarım, implementasyon, oluşturma, yürütme ve izleme aşamalarından oluşur. Bu döngünün bütününe çoğunlukla farklı BPM araçları cevap verir. Bütün aşamaları kapsayacak standartların eksikliğinden dolayı farklı yazılım üreticileri BPM hayat döngüsünün farklı aşamalarında uzmanlaşmışlardır. Bu özellikle tasarım ve implementasyon fazları arasında belirginleşmektedir. Süreçler süreç modelleme araçlarında tasarlanıp, analiz edilir ve genellikle başka bir yazılımda sürecin implemente edilmesi beklenir. Tasarlanılan sürecin direk olarak implemente edilememesi hem işlerin tekrar yapılmasına hem de farklı yazılımlara geçiş aşamasında bilgi kaybolmasına yol açmaktadır.

Vector Progress Background / Product choice or Version. eps 10

Tek seferlik proje olarak değerlendirilmesi: Yöneticilerin, çalışanların süreç yönetimini tek seferlik bir proje olarak görmeleri ve sürekli olarak katılım sağlamamaları (katılımda süreklilik sağlamamaları) istenilen amaca ulaşılmamasına neden olur. İş süreçleri yönetimi şirketin sürekli iyileştirmeyi sağlayarak operasyonel mükemmelliğe ulaşmasını sağlayan bir araç olarak benimsenmelidir.

BPM Metodolojisi eksikliğinin olması

Uçtan uca süreç yönetimi projeleri için standart bir yaklaşımın olmaması şirketler için büyük bir problem oluşturmaktadır. Belirlenen süreç yönetimi amaç ve hedeflerine odaklanarak sürekli iyileştirme fırsatlarını sağlayacak farklı süreç yönetimi yaklaşımlarının araştırılmalı ve şirkete göre adapte edilmelidir.

Şirket içine/çalışanlara buy-in in yapılamaması (çalışan desteğinin alınamaması)

Süreç yönetimi kavramının, şirkete sağlayacağı faydaların, çıktıların tam ve net olarak sunulamaması çalışanların süreç yönetimi çalışmalarını benimsemelerini engeller. Süreç yönetimi faydaları şirketin her seviyesindeki çalışanlarca en iyi uygulamalarla ve vaka çalışmaları ile birlikte anlatılmalı ve stratejik amaç ve hedeflerle ilişkisi kurularak çalışanlara sorumluluk verilerek çalışmalara katılımı sağlanmalıdır.

İş süreçleri yönetimi bir seferlik çalışma değildir. Sürekli planlama, kontrol ve geliştirme döngüsünü kapsayan bir disiplindir.

Filed in: Ana Başlıklar, BPM - İş Süreçleri Yönetimi, Dijital Dönüşüm, Süreç Mükemmelliği Tags: 

Şunlara Göz Atın

Neden Süreç Yönetimi, Neden ARIS? Neden Süreç Yönetimi, Neden ARIS?
Süreç Yönetimi Hizmet Sektöründe Neden Daha Zor? Süreç Yönetimi Hizmet Sektöründe Neden Daha Zor?
İş Süreçleri Analizi için Prime Metodolojisi İş Süreçleri Analizi için Prime Metodolojisi
Süreç Yönetimi ve İşletmelerdeki Kazanımları Süreç Yönetimi ve İşletmelerdeki Kazanımları



   

 

 
   

 

         
 

© 2017 Dijital Dönüşüm. All rights reserved Click Carrot - sponsored by Software AG, eFinans, Consulta, Comparex

ERP | ERP Nedir | ERP Seçimi | CRM | CRM Nedir | CRM Seçimi | SAP Programı | SAP Nedir | SAP kursu